INFORMATIVA GENERALE WHISTLEBLOWING

segnalazione di illeciti aziendali

canali di segnalazione per i soggetti che intrattengono rapporti con Arkesis Cooperativa Sociale Socio-Sanitaria a responsabilità limitata (ONLUS)

 

1. Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Arkesis Cooperativa Sociale Socio Sanitaria a responsabilità limitata- ONLUS (di seguito: Arkesis) e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.

La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

• pubblicazione sul sito www.ambulanzearkesis.com così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori di Arkesis Cooperativa Sociale Socio Sanitaria a responsabilità limitata (ONLUS);
• affissione nelle bacheche aziendali della Società.

Arkesis si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.

2. Canali di segnalazione

I canali previsti dalla normativa di riferimento sono i seguenti:

• • interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
  • esterno (ANAC);
  • divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
  • denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Canale interno

In ottemperanza agli obblighi di legge, Arkesis si è dotata di una piattaforma per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE e al GDPR.

Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta.

Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet https://www.ambulanzearkesis.com/ il soggetto terzo vittima di un illecito aziendale o che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima.

La segnalazione verrà tempestivamente gestita dal soggetto competente, appositamente nominato e formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

Canale esterno (ANAC)

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• • non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità di segnalazione sono dettagliatamente riportate nel sito dell’ANAC, alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p3

L'ANAC provvede quindi a:

• • dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
  • mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
  • dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
  • svolgere l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
  • dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
  • comunicare alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione.

Divulgazione pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile

Nelle modalità di legge.

3. Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

• dei dipendenti di Arkesis;
• di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con Arkesis.

4. Estensione della tutela

La tutela dei segnalanti è garantita:

• nel caso dei lavoratori dipendenti di Arkesis Cooperativa Sociale Socio Sanitaria a responsabilità limitata (ONLUS) durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
• nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con Arkesis per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

 

5. Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio ad Arkesis, quali ad esempio:

• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001;
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Arkesis;

• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

 

6. Iter procedurale per segnalazione interna

Il soggetto che intende fare una segnalazione interna può procedere alla piattaforma informatica dedicata:

https://arkesis.segnalazioni.net.

La pagina iniziale del portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato.

Nella pagina iniziale è presente l’informativa privacy per i dipendenti e sono presenti inoltre i pulsanti:

-        Invia nuova segnalazione;

-        Segui il tuo caso.

Cliccando su invia nuova segnalazione, il segnalante accede ad un modulo preimpostato che consente di tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalante, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite.

Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito. Una volta finalizzato l’invio:

• al segnalante viene indicato il numero di caso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso il numero di caso, il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione accedendo sul portale whistleblowing e cliccando su segui il tuo caso;
• al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica diretta circa la presenza di una nuova segnalazione.

 

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del portale, accedendo nella sezione segui il tuo caso.

Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, attraverso il portale, può interfacciarsi con il segnalante attraverso il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari può dare riscontro al segnalante attraverso il portale.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.

 

7. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D.Lgs. n. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs. n. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lett. e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lett. e), del D.Lgs. n. 51/2018.

 

8. Osservanza del divieto di atti ritorsivi

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 Arkesis osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.